rumsdetalj

Boka

Rum

Tips inför konferensen

Maximera avkastningen

För att få ut mesta och bästa möjliga av er konferens bör du planera för att maximera avkastningen i sex steg:

Steg 1 – identifiera konferensens intressenter och deras behov
Steg 2 – varför ska konferensen hållas och vad ska ni uppnå?
Steg 3 – utforma och använd verktyg för att mäta måluppfyllelse
Steg 4 – utforma och leverera innehåll i konferensen
Steg 5 – Efter konferensen - hur tar vi tillvara på beslut och idéer?
Steg 6 – visa konferensens nytta

Utforma och leverera innehåll 

Har du tänkt på vad du vill att deltagarna ska uppleva och ta med sig från din konferens? Vad vill du att deltagarna ska veta, känna och göra som en följd av mötet? På vilket sätt ska detta möte föra ditt företag framåt? Som projektledare är det nu dags att skapa en kommunikativ plattform för ditt möte. 

1. Plattform – mötets idé, ett rättesnöre och röd tråd
2. Pusselbitar – strukturera tema, huvudbudskap, programpunkter, förslag på talare och hur du tänker arbeta för att integrera dialog i konferensen.
3. Utkast – nu ska allt in i ett tidsprogram
4. Slutligt program

Utvärdering

Blanda inte ihop uppföljning med utvärdering. Uppföljning sker kontinuerligt under och efter konferensen. Utvärdering har en stark och tydlig koppling till konferensens mål och syfte. Ju tydligare du/ni är här, desto tydligare och enklare blir utvärderingen. 

Vad kostar det?

Det är er ambition som styr kostnaderna, alltså svaret på frågorna: ”Vad vill du kommunicera?” ”Vad vill du uppnå?” ”Vad vill du att deltagarna ska känna, veta och göra när de lämnar konferensen?” Att beräkna kostnaderna och göra en budget innebär också att kunna förhandla, värdera och pruta. Grundregeln för att kunna styra kostnaderna är: Var ute i god tid! At ha ont om tid driver upp kostnaderna i mycket hög grad. Anteckna mycket. Framför allt alla extra uppdrag, krav och önskemål som kommer under ”resans gång”. Aptiten växer medan man äter och tillägg är snarare regel än undantag.

Var ska vi vara?

När vi väljer plats för konferensen talar allt för att vi ska hålla oss till principen: Konferensens miljö ska vara en konsekvens av dess syfte och mål.
Därför borde egentligen också valet av plats vara ett av de sista beslut man tar inför ett möte. Detta är ett råd som inte är lätt att leva upp till när man arbetar i en storstadsregion, där trycket på bra mötesplatser är stort.

Programledaren och talaren är ditt verktyg

Såväl externa som interna programledare och talare ska väsentligt bidra till konferensen. Helst också ge något extra som man kan hänga upp konferensen kring. Är du klar över syftet med konferensen, programledarens och talarens roll i helheten? Vad är ditt mål med konferensen och deras framförande? 

Kontakta programledaren och talaren för att berätta om syfte, mål, målgrupp. Var överens om när de har uppfyllt ditt syfte med konferensen. Diskutera upplägget; är det en dialogskapande konferens eller föredrag? Kommer man att genomföra övningar som är mer workshopliknande eller ska det vara soffa och samtal alla morgontelevisionen? Eller en kombination.

Om du har bokat flera talare under dag, tänk på vilken mix talarna har, är det akademiker, konsulter, praktiker, studenter, män, kvinnor, unga, gamla, interna, externa? En bra mix gör din konferens mer spännande.

Konferenser behöver dialog

Dialog är den metod vi använder för att kunna påverka. Detta sker genom engagemang och delaktighet. För att skapa dialog bör du tänka på helheten i programmet. Hur kan talarna skapa dialog, pauser, lokalen, stora och små grupper, möblering, kommunikationsvägar i konferensen, vilken typ av dialogövningar ska vi ha och vilken teknik ska vi använda för detta?

Även arbetet i stora grupper bygger på smågrupper som fungerar bra tillsammans i en växelverkan med större samlingar. Därför bygger man nätverk av en mängd smågrupper. Och man kan under en konferens bryta ner en stor grupp i många små.

Att känna trygghet är grunden för samarbete och kreativitet i en grupp. Ju mer man lär känna varandra, desto större trygghet. Detta uppnås lättast i en liten grupp med maximalt 7-8 deltagare.

Att kunna möblera och skapa en miljö som underlättar för dialog en viktig uppgift. Tänk också igenom vilka möjligheter tekniken ger dig att underlätta dialogen.
Dialogen är motorn i ett lyckat möte. Vill du som projektledare nå och visa resultat är dialogen bästa metoden.

Rätt teknik får inte gå fel

Nyckeln till framgång med tekniska hjälpmedel handlar om rätt använt i rätt sammanhang. Och att det måste fungera. Valet av teknik får aldrig handla om teknikval. Det är tre saker som styr valet, nämligen vad som ska presenteras, vem som ska presentera det och hur ska det presenteras. Och varje val har flera dimensioner:

Ljud har vi inte bara för att vi ska höras och höra utan också för att skapa stämning med musik och olika typer av bakgrundsljud. Ljus har vi inte bara för att se utan kanske än viktigare för att skapa stämning på podium och i lokalen och för att förstärka budskap. Bilder ska visualisera budskap och stödja talare.

Konferensen startar med inbjudan

Att bjuda in till en konferens är det första steget i kontakten med deltagaren. Det är här du skapar förväntningar, nyfikenhet och intresse kring konferensen. Grundprincipen är att all kommunikation sker både före, under som efter. Märkligt nog är det inte lika enkelt att nå målgruppen bara för att man vet vilka som ska bjudas in. Interna och externa register är sällan så uppdaterade och aktuella som man kan önska. Här krävs tyvärr mer arbete än vad de flesta ofta tror.

Någonting att äta, någonting att dricka…

Lyckade måltider under konferensen ger framgång. Mat är viktigt för alla.   
En grundregel är att det ska vara mat som ger energi – inte tar död på deltagaren. Att hänga med i hur vår kunskap och syn på mat förändras är en heltidssysselsättning. Men viktig. Oavsett om du väljer enkel- eller lyxig mat så ska det passa till konferensen och dess eventuella tema. Målet är att gästerna ska känna sig ompysslade. Skäm bort dem lite.

Underhållning ska ge något mer

Underhållning väcker känslor. Den kan ge aha-upplevelser, skratt och något att tänka på. En upplevelse som gör att man lättare och bättre kommer ihåg både helheten och detaljerna i mötet. Underhållning måste planeras med omsorg och genomföras så att det stödjer konferensens innehåll och budskap. Vill du ha underhållning i samband med middag ska du tänka igenom detta noga. Det krävs timing och varsamt handlag för att hamna rätt. Men belöning kommer från nöjda deltagare.

Texterna ovan är utdrag ur boken Möten är direktsändning skriven av Rikard Wildhuss. Vill du läsa mer kan du köpa boken på Bokus. Köp boken här